在工作初期,怎么合理的安排自己的工作时间是一个难题。在工作量一多的情况下避免不了手忙脚乱,为了改善这个问题,常会看一些关于时间管理的方法,以及具体实践的例子。本文跟大家分享的是,我认为行之有效的两个时间管理方法。

一、番茄工作法

番茄工作法是一种时间管理的方法,番茄工作法的关键是规划、追踪、记录、处理、以及可视化。在规划阶段,任务被根据优先级排入“To Do Today” list。 这允许用户预计每个任务的工作量。当每个番茄时结束后,成果会被记录下来以提高参与者的成就感并为未来的自我观察和改进提供原始数据。

番茄时意指每个工作时段的时长。当任务完成后,所有番茄计时器剩下的时间会被记入超量学习。短休息时间可以辅助达到心理学上的同化作用,3-5分钟的短休息间隔开每个番茄工作时段。四个番茄工作时组成一组,一个15-50分钟的长休息间隔开每组作业。

例如:我处理一篇中长篇文章将时间定为20分钟,那我在处理完后我会看下图片网站或者找下别的平台的优质文章已用来间隔,以此来形成一个工作组。

这一时间管理技术的本质目的是减小内生和外在的干扰对意识流的影响。一个单位的番茄工作时不可再细分。当在番茄工作时中被打断的情况下,只可能有两种情况:干扰的活动被推迟(知悉-协商-计划-收回),或者当前的番茄工作时废弃,必须重新开始。

番茄工作法有5个基本的步骤:

  1. 决定待完成的任务
  2. 设定番茄工作法定时器至 n 分钟(通常为25分钟)。
  3. 持续工作直至定时器提示,记下一个x。
  4. 短暂休息3-5分钟。
  5. 每四个x,休息15-30分钟。

GTD

GTD,是指尽管去做的意思,英文名叫getting things done,也是一种时间管理的方法,出自于戴维·艾伦写的一本书。

把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现,而不是在事情爆发的时候,就做好相关行动的一系列决定。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步的行动。保持你的系统更新和完整,充分地检查,使你在任何时候都能信任你的对于你正在做(或者不做)的事情直觉的选择。

——戴维·艾伦

在戴维·艾伦的书中,将GTD分为五个部分,主要是搜集、处理、组织、检查、执行。

下面我们逐步分析一下这个步骤:

(1)搜集

搜集是指将任何你需要跟踪或者记录要做的事情都拿出来,记录到你的小本本上,或者一个你可以随时可以看到的地方。毕竟人的记忆有限,你不记下来很有可能会导致忘记。

例如我这一周要做的所有事情:发文章、写文章、约稿、上各种资源位、一些其他活动安排。

(2)处理

这一步是处理你搜集的一堆要做的事情,那么这里要如何去处理这个分类呢?

首先按照事件的顺序去处理,其次是一次只去做一件事情,最后是永远不要把食物放回你的收件箱里。

我们在处理每一项的时候,如果这件事情只需要花费两分钟那就立马去做,对于有的事情,别人可以完成的更好的话,那么你可以委派其他人来做。

对于一些我们短时间内不能完成,不能立即转化成行动的事,我们可以将它先进行备注,安排在一个具体的时间去做并且完成。而对于完全不能转化的那就直接按照垃圾信息处理,或者将它放到未来任务清单中。

(3)组织

组织是GTD时间管理中最核心的一环,组织就是建立清单,将收集箱的事务分门别类。

组织一般分为以下几个步骤:

  1. 下一步行动: 对于每个需要你关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。就如我现在在处理排版发布一篇文章,我在整理排版完文字以后,我需要做的下一步是找到一张合适的配图。那我将我寻找配图的时间定在两分钟之内,如果我没有找到合适,那就在备选图库中选一张万能图片,以此来提高自己的工作效率。
  2. 专案:每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“专案”,使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个专案都有一个下一步的行动进行下去。
  3. 等待:当你已经委派一件事情给别人做的时候,你需要定期跟踪和定期检查。就如,我向作者约稿,我与作者定好了最终的交稿时间,但是在这个中间我还要不定期的去跟踪作者的写作进度和写作状态,以确保我在交稿日能如期的收到稿子。
  4. 将来/可能:这个是指现在你目前不需要完成或者你目前完成不了的事情,例如:学习修电脑。

(4)检查

检查是指你在建立了这个清单以后,你还需要及时的去检查和更新,因为你如果不去回顾和检查的话,你的清单就会成为一个摆设。

去检查的时候至少要是以周为周期的,可以每天进行一次小型的回顾,每周去进行一次大型的回顾。

例如:我每天要进行日报去回顾自己定的事件顺序完成了发文,检查图片,以及一些其他的约稿进度。每周用周报去回顾我每周所做事情,是否有完成,完成的质量如何。

(5)执行

戴维·艾伦对于这个点的看法是:如果你可以把必须做的事情,让它变得简单、容易、有趣的话,那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。

执行这个步骤就是按照你所安排的事情,去做就是了,是一个完成具体任务的过程,在执行法人过程中保证注意力的集中,去做好每一件事情。

以上就是GTD时间管理的五个细分步骤,那么,GTD的方法最适用是哪些情况呢?

  1. 事务繁杂,容易忘记和混淆
  2. 害怕忘记任务而反复回想,浪费时间造成压力
  3. 杂务纷扰,重要的事常来不及做

总结

高效的时间管理方法能够高效的管理你的时间,如果你还不知道如何去管理时间的话,那就试试这两个方法吧。

参考资料:

  • Nöteberg, Staffan. Pomodoro Technique Illustrated. Raleigh, N.C: Pragmatic Bookshelf. ISBN 978-1-934356-50-0.
  • Kaufman, Josh. The Personal MBA: A World-Class Business Education in a Single Volume. Penguin UK. 2011. ISBN 978-0-14-197109-4.
  • https://zhuanlan.zhihu.com/p/52525913

 

作者:小卡车,一个立志成为五台山上扫地的文艺少女

本文由 @小卡车 原创发布于运营派,未经作者许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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