工欲善其事必先利其器，选好辅助工具对处理任务有极大好处。本篇文章详细介绍了四个高效率、非常有用的工具，推荐想了解数字工具的同学阅读。

不知不觉做自媒体有2.5年了，如果算上此前一直写作时间，满打满算5年之久。

确切的说，我现在是一名还内卷在图文时代的自媒体人，专门研究心智思维、品牌营销两方面，日常会和许多人交流，如老板、高管、KOL等。

他们会分享经验，我会认真聆听，并结合自我想法来处理这些信息；单纯拿写作这条线上的项目来说，我用过很多工具。

比如：

开始的印象笔记、到后来的Obsidian 和 Notion，我一直在尝试搭建一个all in one的系统，但很快发现，对我这样讲究高效率，大规模处理内容的人来说，有些冗余。

虽然有些工具包括项目、日程、文件管理，但组合起来并不好用。

就像，如何在工具中管理项目进展和每日笔记的关系？会议记录应该写日记里，还是项目笔记里？临时想法，应该放在哪里？项目中各种附件怎么管理？有什么简单的方法来查看每个项目的状态？

最后，经过无数努力，终于在一个笔记工具中设置整个流程后，我发现，每次打开它都需要很大的决心。终于有一天，我还是放弃了。

因此，解决这些问题的根本方法，是要搭建一个真正适合自己的数字文具“盒”工具。这个“盒子”必须能够无负担地帮助我将任务、文件、知识，甚至工作流程融合在一起。

于是，我想分享一下，我是如何利用Mac作为数字工具箱，构建工作流程的。

一、ToDo

我不是总忙碌的人，但似乎有一些小事需要处理。无论朋友一句话、还是客户一些要求，如果不记录下来，可能会忘记，这些看似微不足道的事情，却关系到友情、工作和许多其他重要方面。

提起Todo，人们往往会提到OminiFocus和Things 3这两个应用。我之前也用过，不过，不谈体验如何，单是高昂贵价格，足以让许多人望而止步。

因此，不少人转向其他三方应用，如sorted、滴答清单、Microsoft to do等。这些应用中的确有许多出色功能。

但是，当我真正使用IOS自带的“提醒事项”后发现，完全沉迷其中，再也无法回到以前的应用中了。为什么？它的简洁高效，无需多余学习和适应，让我能更专注于实际的任务管理。

可以从两个方面来说：

1. 足够简单

打开「提醒事项」这个应用，会看到一个非常简单明了的界面。上面四个区域，帮我把提醒事项整理得井井有条，下面还有个列表，把各种提醒分类展示出来。

整个看起来一点都不复杂，我还可以用关键词搜索到要找的事情，或者随时点进去编辑，想建分类，直接点击添加按钮就可以，并且还可以把事项分类，调整顺序，甚至两个列表组合。

2. 联动性强

「提醒事项」有一些特别的功能，手机上操作可以通过iCloud、短信直接同步到Mac电脑上。这是个独特的功能，其他第三方应用目前做不到。

还有一个实用的例子：如果我把一个任务和某个联系人关联起来，当我和那个联系人短信聊天的时候，「提醒事项」会自动发个通知提醒你完成那个关联的任务。

我的小结、计划、微提醒都在这，总的来说，简单好用。

TODO和记录永远不分家，我们的大脑总是在自动地思考，在睡觉、醒来、走路、闲逛、工作等任何情况下，现在你可以停止阅读，闭上眼，什么也别想，默数 30 秒再睁开，随便什么姿势都可以。

你可能会发现，30秒内，你的大脑其实仍然在工作，可能会产生一些念头，比如：“为什么要闭眼？”或“接下来文章会讲什么？”或者你的思绪已经开始飘向其他地方。

没错，这就是所谓的念头。

它不受我们控制，就像车流一样在头脑中穿梭。《当下的力量》一书中说过：“我们总是在思考，却没有意识到，它会创造一个虚假的自我，产生恐惧和痛苦，这种不停的思考让我们难以找到内心的宁静。”

这里所说的“不停的思维活动”听起来有些深奥，但在心理学中，有一个与之对应的术语叫做“自动化”。这意味着人的思维很多时候被一些无意识的、自发的、瞬间发生的过程所驱动。

自动化思维的优点，可以节省认知资源。比如，可以通过一个人模糊的背影和走路的样子就认出那个人是谁。

不过，我有一个习惯，那些突然出现的念头，会把它记下来；为什么要记录？

首先，文字工作需要捕捉灵感，突如其来的念头可能是非常有创造力的点子。

其次，记录下来的念头反映了我的担忧、愿望或目标，通过审查这些记录，我会更了解自己的想法和感受；再者，有时候，一个念头是某个问题的解决方案，把它写下来，不仅可以帮助我记住，还可以随时回顾和发展。

同时，将念头从大脑中移出，放到纸上或数字设备中，可以减轻大脑工作负担，让我感觉轻松和有组织。

所以，记录念头，可以增强对自己思维和情感的理解，有助于个人成长和自我改进。

二、flomo（浮墨）

多半互联网人，应该用过。

我开始使用flomo主要被它外观吸引，后来感到不满意，于是尝试了其他工具。最终，我还是回到flomo。为什么？

1. 快速记录想法

我把flomo推荐给一些朋友，有人认为它是未完工的产品，连markdown都没有，我也曾因它太简单而尝试其他工具，比如在notion里写，或者试试其他有日记功能的工具，比如logseq、seeds、思源。

当我尝试其他工具后，我发现flomo的优势在于，它是「开始记录」最前面的一环，能让我迅速、轻松的记录想法。不需要纠结样式，让我专注写字。

notion、seeds、思源不是不好，虽然用它们记录零散想法不会感觉太沉重，但在手机上的使用不够方便。

很多时候，我的闪念会在不使用电脑的时涌现，如、通勤路上、见人时、跑步时、甚至洗完澡后我都会立即拿起手机在flomo上记录，而此时开电脑肯定不方便。

另外，使用这些工具时，我总会不自觉地考虑该用什么标签，如果不打标签，又无法筛选没有标签的记录，而flomo则允许我即使不打标签也能做到这一点。

2. 从来不整理它

我个人有强迫症。各种软件（设计、笔记、制图）只要开始使用，我会完全沉迷让它整齐划一。例如，我读过的书要进行分类。

但我发现，一旦完成这些工作，我就很少再去看它们，最终变成电子垃圾；不过，用过flomo后我从不纠结，它没有那么多文件夹，即使没有使用标签，我也可以轻松找到需要的记录。

虽然我不可能完全变成一个不整理的人，但整理不再是我的主要工作，而是一种可以享受的小乐趣。就像投资中，做某些复杂操作不能占据太多时间和精力一样，整理现在也只占一小部分注意力。

关于标签也会有人纠结，我到底要放这里，还是那里；就像今天写一段营销的话，明天有一段品牌营销的，你怎么归档？

在我看来，闪念出来的内容完全不用划分很细，这些初步的想法和念头是为启发和激发更深入、更全面的思考和创造。

它们的价值在于激发灵感，不是在于具体形式或分类，这就像用开胃菜来激发食欲，而不是成为一顿餐的主要部分；所以，一般当我打开电脑，会把它们放到我的主要信息管理软件中。

但是，问题来了。

在和人交谈时，突然有一些好的想法或者启示。我不能总是停下来记笔记，那样很不方便。解决办法就是使用手机的语音备忘录功能来记录。

可如果录40-50分钟音频，回来后，再把这些语音转成文字就变成了一件麻烦事。那怎么办呢？怎么才能把这些语音轻松地转换成逐字稿？

我通常会用”通义听悟“这个工具，直接在手机端实现。

三、通义听悟

通义听悟是一个AI助手，依托通义千问大模型和音视频AI模型进行实时语音识别。

如果你的日常工作或学习涉及开会、采访、上网课、甚至做饭，那么，它可能会大大提高你的工作效率。

更重要的是，免费的。

市面上类似产品有很多，例如讯飞听见、飞书妙记，但它特别之处在于，不仅将语音转为文字，还加入了AI功能，能实现全文概要、章节速览、发言人区分、发言总结等大模型功能，甚至支持中英互译。

手机我主要用语音翻译和实时记录，电脑端主要用两方面：

1. 插件功能

以前，如果我觉得某篇文章或视频内容不错，我会用cubox（稍后读软件）收藏起来，然后在回到电脑前再进行整理。

现在当有了插件，一切变简单很多。当我在电脑端浏览到不错的内容，比如B站视频、网页、段落图文等，我可以直接在原文件上操作，无需额外准备。

我还可以直接把音视频、网课实时转录成文本，甚至支持双语翻译功能。这个插件让我的工作流程变得方便快捷，解决我收藏后，不知道某个内容是否有价值的问题，从而大大节省时间、精力。

2. 自动提取PPT

你是否有过这样的经历？在培训或上网课时，突然看到一个极其重要的PPT，却发现无法下载。

以前，只能耗费大量时间慢慢敲出每一个字，或者费劲地截图保存，这种状况让人极度抓狂，但我现在有了”自动提取PPT“功能，一切都变轻松多了。

这款插件允许我从视频中轻易提取PPT，并且每一页下方还附带智能总结。对于那些曾经熬夜摘抄PPT的人来说，这真是一项改变生活的工具，不仅可以方便地摸鱼，还能减少头发的掉落。

我还是比较佩服这个产品经理的深刻洞察力，他们准确地找到了痛点，并提供完美的解决方案。

不过，为了提高效率，并非每个客户都有见面机会，所以，大部分工作不得不线上化，针对采访、对话我一般用飞书会议。

飞书会议自带妙记功能，妙记特别之处在于，不管我有几个人对话，它都可以按照不同的人把内容区分开来。

如果选择导出妙记，有三种文件格式可供选择，分别是飞书文档、TXT和字幕格式 SRT；如果我想导出 Word 格式文件，需要先导出到飞书文档，再从飞书文档中导出 Word 文件。

令我，困恼的问题有两点：

其一，作为个人用户，我会遇到一个不太让人高兴的限制，那就是，每次会议的时长只能持续45分钟。因此，如果我要进行更长时间的线上交流，通常不得不分成两个部分来进行。

其二，飞书会议是飞书的一部分，而飞书软件本身体积较大，有时反应迟钝。我感觉不是电脑系统问题，而是软件优化、体验没有做好，要是独立拆分，也许效果更佳。

虽然这些问题虽然不影响基本功能，但在实际使用过程中会带来一些麻烦。

四、Lattics

以前，我把信息沉淀在印象笔记，广告太多感到不便，于是转向Notion。然而Notion不能离线使用，让我有些失望。

接着，我用Obsidian半年，却发现它过于偏向技术，不够便捷，又尝试了思源，虽然它有些不稳定，但功能还不错。现在，我一直在使用Lattics，到目前为止，还算让我满意。

为什么？

Lattics不仅仅是一个笔记工具，它是一款类脑式写作工具。这个软件可以将大量的内容（对话、采访、阅读材料、思考灵感），从单独卡片串联成完整选题，它让整个写作流，变得更加有序、流畅。

举个例子：

假设我要帮客户撰写一篇关于营销的文章，我首先确定了主题，然后，通过使用类脑式工具如Lattics，配合flomo一片时间思考，创建一系列卡片来代表不同的子主题或方向，如内容营销、产品介绍、客户关系、品牌案例等。

接下来，我基于这些卡片创建连接，描绘了这些子主题之间的相互关系和作用。随着思考深入，我甚至在某些卡片下添加了更具体的节点。

整个过程允许我随时添加、移动或删除卡片和链接，保持结构的灵活性，随着我对主题的理解不断演变。

最终，就像拼凑堆积木一样，我完成了这篇选题，并将其组织成有组块（chunks）结构的文章。

这种方法，不仅使我能够充分挖掘和探索主题的各个方面，还提供了一种直观和灵活的方式来组织和构建内容，呈现出一篇连贯、深刻的文章。

所以，类脑式方法反映了思考的“非线性和关联性”。

传统知识管理想象成一个大柜子，里面有很多抽屉和文件夹，每一个文件夹里面都有一堆文件。

这些文件就像是孤立的岛屿，它们之间没有任何联系，想要建立联系的话，你得自己费劲地去打标签或者创建链接，而且很难跟踪它们之间的复杂关系。

而「类脑式」就像一个大脑。

大脑中，信息不是孤立的，是通过神经网络相互连接。就像你看到一辆车，然后联想到驾驶、旅行、自由等一系列的概念。这些概念在你的大脑中是相互连接的，可以轻松地从一个想法跳到另一个想法。

使用类脑式，可以轻松地创建内容之间的多维度连接，构建复杂的知识网络。不论是从上到下还是从下到上，都可以自由地组织和链接你的想法。

除上述几款软件，我还会用到marginnote 3、GPT。

主要做什么呢？

针对白皮书，各种PDF文件，marginnote 3各种小功能（划线、脑图、批注、截图）能帮我快速提炼出核心内容，我还会用它来看书。

GPT自然就不说了，有时因为一句话表达不清晰，就甩给它帮我补全，针对一些不懂的概念，直接问它要答案，甚至提炼总结等等，国内一些大模型，也能满足基础要求。

至此，事项提醒、flomo、通义听悟、飞书会议、Lattics、marginnote 3、GPT，7款软件就像我的左膀右臂，连在一起是我工作、学习的强力助手。

五、总结

工具不等于效率。

折腾工具和产出并不相关，身边一些朋友用Word 、文件夹同样做出不错的成果，他们不关注工具，只重视工作流。所以，工具最重要还是自己要怎么用，不是吗？

作者：王智远

来源：微信公众号“王智远（ID：878436）”

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