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今天我们邀请到的嘉宾是方志珊。和她认识是因为App。记得第一次见面时,在咖啡厅,看她如变魔术一样,倒腾着 iPhone 和 MacBook 上的APP。真心让人佩服!当然,纯粹的术没什么,重要的是找到背后的道理,然后在运用中反馈迭代。今天这篇文章,是她对时间记录的理解。

作者:方志珊

来源:微信公众号“曹将(ID:CJPPTAO)”


很多人可能早就了解到「时间记录」这个概念。「时间统计法」的本质是事件—时间日志。主要做的只有一件事:记录自己每天在做什么事情,分别用了多少时间。精确到分钟,没有记叙、没有细节、没有思考。

看起来简单,做起来却不容易。事实上,我在 2015 年底读完柳比歇夫《奇特的一生》这本书,但直到 2016 年下半年,我才开始真正地做时间统计。这篇文章会介绍我过往 2 年记录时间的收益和心得,希望它也能成为你做自我复盘的利器。

刚入职就推动团队效率提升,这是我的秘诀。

↑ 2016 开始的时间记录

一、借助时间记录,我刚入职就推动团队工作流程优化

2016 年,我换了工作,到一家公司做内容运营,我需要「独立策划一个新的内容板块」。但是入职后的结果不如人意,我总是无法抽出时间来策划。为了找到背后的原因,我开始记录每项工作任务的执行时间。通过时间记录,我发现自己原来花了不少时间去做自己职责范围外的事情。当时每个人分别负责对应的内容平台,我当时负责微信公众号的发送,我是所有文章的最后经手人。

当你知道后面还有人来检查文章,可能就不会那么仔细检查文章了。这种人之常情的「责任扩散」导致我花了很多时间来编辑其他人的文章。当我分享了时间记录结果之后,团队的工作流程就变为「每个人负责对应的文章,编辑好之后在不同的内容平台上发布」。

这样,一篇文章不需要不同的人来重复审阅,也避免了中间可能存在的「责任扩散」。如果我当时没有记录时间,首先我不可能那么快找出「无法策划新栏目」的原因。其次,我也要花大量时间和精力去说服整个团队改变工作流程。时间记录之所以是复盘的利器,是因为它客观地记录了事实。它能帮助你快速定位问题,也能成为你解决问题的有力依据。

二、时间记录的注意点

时间记录看起来简单,实践起来却不容易。尤其是柳比歇夫那样事无巨细的记录方法,并不适用在现代这样快速、碎片化的生活节奏。我坚持做时间记录,主要做对了以下 3 件事:

1. 小范围记录:关注想解决的问题

正如文章一开始说的,读完书过了差不多半年,我才开始真正地记录时间,这是因为一开始我是「为记而记」。因为没有目标,不知道要解决什么问题,所以记录了之后也没有分析。找不到记录的意义,久而久之,就没有坚持了。所以我建议大家尝试先找到一个问题,然后在某个范围内记录。

例如你可能是觉得某项工作总是花了很多时间,那么你可以尝试记录执行的时间。一开始,无需强求将一天 24 小时都事无巨细地记录下来。只要你解决了第一个问题,成就感会促使你继续记录下去。

2. 暂时看不出问题也没关系,记多了就知道了

时间记录有点像做实验:你要积累足够的数据,来帮助自己排除无关变量。我不能仅凭一篇文章的编辑时间,就认定团队的协作流程有问题。因为有可能是那篇文章的内容较为专业,需要花更多时间去编辑;也有可能是作者是第一次写这样的题材,文章质量不高,需要编辑花更多时间审校……当你觉得记录结果不如人意,试着再坚持一下,说不定接下来就能找到其意义了。

3. 活用工具:主动记录与被动记录结合

其实我们比柳比歇夫幸运很多,现在有很多电子设备,来帮助我们记录时间。不同的工具,会有不同的记录方式。所以,我建议大家结合起来使用。还是以工作为例子,我日常使用 Life Cycle 这款 App,这款软件会根据地理位置来生成我一整天、月、年的时间分配。这款 App 会识别我在公司的时间,并将其标记为「工作」。

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而在工作中,我会用 Toggl 来主动记录每项工作的执行时间。

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如果想了解当天的工作状态,可以直接对比两个 App 的时间总和,我在公司待了 10 小时,而实际在工作的时间有 8 小时。这说明我基本没有在分心,一直在专注处理工作。如果状态不佳,那么我可以在 Toggl 中直接查看具体是哪个时间段出了问题。

我将时间记录软件分为「主动记录」与「被动记录」两类:

A.被动记录:根据你的地理位置、软件使用的信息,来自动生成时间使用记录。

1)优点:方便,无需我们操作

2)缺点:只能分配大类,且有一定误差

B.主动记录:需要自己手动标记开始结束时间,以及其内容。

1)优点:具体,精确

2)缺点:需要手动操作

三、推荐时间记录工具

1. Toggl(主动记录)

多平台:网页、Mac、Windows、iOS、Android……Toggl 在各个电子设备上面都有客户端,十分方便。

数据查阅方便:你能以周、月、年为单位查看数据使用概况。

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2.Life Cycle(被动记录)

App 比较稳定,基本没有遗漏记录的情况。

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3.iPhone 屏幕使用时间

这个记录主要是警惕自己少在社交软件上花过多的时间,我会设置在 Widget 显示屏幕使用时间。

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另外还有很多人会用 RescueTime这款电脑软件,它会记录你使用电脑的行为,来生成时间报表。

四、总结与思考

从很久之前,我就觉得网络很容易给人错觉,因为在上面每时每刻都会出现不同「概念」:拖延、懒癌、咸鱼、丧、佛系……这些概念都很容易让人自我代入,然后在网上与其他「病友」一起感叹、吐槽,当你借助这些概念发泄完情绪之后,生活没有丝毫改变。

生活不如所愿,时间不够用背后的原因有很多。可能是想做的事情太多,可能是你的注意力不集中、效率低下,也可能是你正在做不该你做的事情……时间的去向,是你的生活最客观的体现,很多时候是解决问题的第一步,是你解决问题的依据。

接下来请大家结合自己的情况思考一下:

1.我现在最想解决的问题是什么?

2.解决这个问题,涉及到哪部分的时间记录?

3.记录下这部分的时间,可以用哪个时间记录软件?

五、我是小结

1.时间记录:客观地记录了事实。它能帮助你快速定位问题,也能成为你解决问题的有力依据;

2.时间记录的注意点:小范围开始记录,重点关注想解决的问题;长期的坚持才会产生量产的效果;

3.时间记录的工具推荐:Toggl、Life Cycle、iPhone屏幕使用时间。

那么现在,就花 5 分钟下载你需要的工具吧!
 

作者:方志珊

来源:微信公众号“曹将(ID:CJPPTAO)”

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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